ایجاد لیستی از فایل‌های موجود در یک پوشه خاص با استفاده از اکسل | همیارآفیس

خیلی اوقات لازم می شود تا بخواهیم لیستی از فایل‌های موجود در یک پوشه خاص را در یک شیت اکسل داشته باشیم و بعد فرضا پرینتی از این اطلاعات در اختیار دیگران قراد دهیم.

بطور مثال، فرض می‌کنیم که در مسیر D:\Excel‌ در کامپیوتر فایل‌های زیادی با پسوند‌های مختلف داریم و دوست داریم که یک لیست از فایل‌های موجود در این پوشه (آن‌هایی که پسوند فایل‌های اکسلی دارند (پسوند *xls.)) را در یک شیت اکسل نمایش دهیم.

آیا به نظر شما این کار شدنی است؟

بله این کار شدنی است.

با استفاده از ابزار ماکرو نویسی و باکمی دقت شما می‌توانید کدی بنویسید که به‌راحتی فهرستی از فایل‌های موجود دریک مسیر مشخص را برایتان ایجاد کند (این مسیر می‌تواند هرجایی باشد حتی فلش مموری شما).

آیا راه‌حل ساده‌ دیگری برای افرادی که به برنامه‌نویسی آشنا نیستند، وجود دارد؟

بله صد درصد.

ما در این آموزش می‌خواهیم به شما بیاموزیم چگونه و بدون استفاده از ماکرو، ساخت لیستی از فایل‌های موجود در یک پوشه خاص را به‌راحتی ایجاد کنید.

چگونه لیستی از فایل‌های موجود در یک پوشه خاص ایجاد کنیم؟

برای ایجاد این فهرست چه باید کرد؟

فرض می کنیم، پوشه‌ای دارم که دارای چندین فایل با پسوندهای مختلف است. مانند فایل‌های ورد، اکسل و پاورپوینت و …

همان پوشه‌ای که در ابتدای مطلب به مسیر آن اشاره‌کرده‌ام.

قرار است در این آموزش به شما بیاموزیم که چگونه لیستی از فایل‌های موجود در این پوشه را در یک شیت اکسل نمایش دهید.

پوشه فرضی دارای فایل‌های زیر است:

ساخت لیستی از فایل‌های موجود در یک پوشه خاص | مسیر پیشنهادی
فایل های موجود در یک پوشه خاص

 

  • بعد از در نظر گرفتن یک مسیر مشخص، از تب Formulas گزینه Define Name را انتخاب می‌کنیم. (Formulas->Define Name)
  • در قسمت Name عبارت FileList و یا عنوانی دلخواه را نوشته و سپس در قسمت Refers to عبارت  FILES(Sheet1!$A$1 را نوشته و سپس OK می‌کنیم.ساخت لیستی از فایل‌های موجود در یک پوشه خاص | نامگذاری

 

نکته۱: قرار است مسیر موردنظر (مسیر پوشه) را در سلول A1 (در Sheet1) نوشته و سپس هر جا بخواهیم فهرست فایل‌های همان مسیر را نمایش دهیم.

نکته۲: عبارت FILES جزو توابع اکسل نیست بلکه یک ماکروی قدیمی و جزو ماکرو‌های درونی اکسل است که در همه نسخه‌ها قابل‌استفاده است.

 

بیشتر بخوانید  برنامه نویسی در اکسل (VBA) چیست؟ | همیارآفیس

 

  • در ادامه و در داخل سلول A1 مسیر (آدرس پوشه) موردنظر را می‌نویسیم. مسیر ما پوشه‌ای است با نام Excel و در درایو D. ازآنجایی‌که می‌خواهیم فقط فایل‌های اکسل به نمایش دربیایند، بایستی مسیر را به‌صورت زیر در سلول A1 بنویسیم:

D:\Excel Works\*.xl*

این عبارت تمامی فایل‌های اکسل از هر نوعی که باشند را برای ما لیست می‌کند.

  • حالا وارد سلول B1‌ شده و فرمول زیر را داخل آن می‌نویسیم.

=INDEX(FileList;1)

این فرمول باعث می‌شود تا نام اولین فایل موجود در پوشه موردنظر در سلول B1 نوشته شود.

عدد ۱ در فرمول اشاره به اولین فایل پوشه دارد.

چطور می‌توان تمامی فایل‌ها را نمایش داد؟

بسیار ساده. برای این کار کافی است داخل سلول B1‌ فرمول را زیر را بنویسیم:

=INDEX(FileList; ROW())

نکته: تابع ()ROW مقدار عدد سطر جاری را برمی‌گرداند و چون فرمول در سلول B1 نوشته‌شده است، عدد ۱ در نظر گرفته‌شده و نام اولین فایل نوشته می‌شود. برای نمایش اسامی بقیه فایل‌ها، کافی است فرمول را به سلول‌های پایین‌تر کپی کنیم ( Auto Fill بهترین گزینه برای این کار است). عملیات کپی را تا جایی ادامه می‌دهیم که داخل سلول عبارت Ref# را ببینیم و این یعنی فایل‌ها پایان‌یافته و گزینه دیگری وجود ندارد.

خروجی بایستی مشابه تصویر پایین باشد.

ساخت لیستی از فایل‌های موجود در یک پوشه خاص | خروجی

نکته پایانی: این فایل بایستی با پسوند XLM و یا XLSM ذخیره گردد چون از ماکروی درونی اکسل استفاده می‌کند، و فایل ما یک فایل دارای ماکرو تلقی می‌شود.

درباره نویسنده

مطالب مرتبط

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *